Tema III, Administracion de base de datos

1. Definir una base de datos y un sistema de administración de base de datos.

La base de datos

Es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera estructurada, Diferentes programas y diferentes usuarios deben poder utilizar estos datos. Por lo tanto, el concepto de base de datos generalmente está relacionado con el de red ya que se debe poder compartir esta información.

Una base de datos proporciona a los usuarios el acceso a datos, que pueden visualizar, ingresar o actualizar, en concordancia con los derechos de acceso que se les hayan otorgado. Se convierte más útil a medida que la cantidad de datos almacenados crece. Una base de datos puede ser local, es decir que puede utilizarla sólo un usuario en un equipo, o puede ser distribuida, es decir que la información se almacena en equipos remotos y se puede acceder a ella a través de una red.

Sistema de administración de base de datos.

Es un software el cual se desarrolla con la finalidad de controlar los datos y al usuario, y así los usuarios puedan acceder con facilidad a los datos y puedan manipularlos, es decir, eliminar, editar e insertar.

     El sistema de administración de base de datos tiene tres elementos:

     • Un lenguaje de definición de datos.

     • Un lenguaje de manejo de datos.

     • Un diccionario de datos.

2. Nombrar y describir brevemente los tres componentes de un SABD.

    1)  El lenguaje de definición de datos: es el lenguaje formal empleado por los programadores para especificar el contenido y la estructura de la base de datos. El lenguaje de definición de datos define cada elemento de datos como aparece en la base de datos antes de que sea utilizado en programa de aplicación.

    2) lenguaje de manejo de datos: se usa en conjunción con algún lenguaje de programación para manejar los datos en la base de datos. Este lenguaje tiene comandos que permiten a los usuarios finales y a los especialistas en programación extraer datos de la base de datos para satisfacer las solicitudes de información y/o desarrollar aplicaciones.

    3) diccionario de datos: Es una archivo automatizado o manual que almacena definiciones de los elementos de datos y características de los mismos, como su uso, representación física, propiedad (quién en la institución es el responsable de dar mantenimiento de los datos), autorización y seguridad. Muchos diccionarios pueden producir listas e informes de utilización, agrupamientos de datos, de ubicaciones de programas, entre otros.

3. Describir cómo un sistema de administración de base de datos organiza la información.

El fin de las bases de datos es administrar la información, y así poder controlar y acceder con facilidad a la hora de buscar. Las cualidades de un administrador de base de datos puedes ser positivas y negativas: como organizar, recuperar, almacenar y manejar los datos.

4. ¿Cuál es la diferencia entre la imagen lógica y la imagen física de los datos?

Imagen lógica: Es la Protección de la información en su propio medio. Mediante el uso de herramientas de seguridad. La Seguridad Lógica consiste en la “aplicación de barreras y procedimientos que resguarden el acceso a los datos y sólo se permita acceder a ellos a las personas autorizadas para hacerlo.” Existe un viejo dicho en la seguridad informática que dicta que “todo lo que no está permitido debe estar prohibido” y esto es lo que debe asegurar la Seguridad Lógica.

Imagen Física: Es la Protección del sistema ante las amenazas físicas, planes de contingencia, etc. Así, la Seguridad Física, sólo es una parte del amplio espectro que se debe cubrir para no vivir con una sensación ficticia de seguridad. Como ya se ha mencionado, el activo más importante que se posee es la información, y por lo tanto deben existir técnicas, más allá de la seguridad física, que la aseguren. Estas técnicas las brinda la Seguridad Lógica.

5. Enumerar las ventajas de los SABD.

Ventajas de los sistemas de administración de bases de datos:

1.    La complejidad del ambiente de sistemas de información de las instituciones puede reducirse mediante la administración centralizada de los datos, los accesos, el uso y la seguridad.

2.    La redundancia e inconsistencia en los datos puede reducirse al eliminar todos los archivos aislados en los cuales se repiten los mismos elementos de datos.

3.    Las confusiones en los datos pueden eliminarse al proporcionar un control central de la creación y definición de datos.

4.    La dependencia en los datos del programa puede reducirse al separar la imagen física (la representación de los datos tales como deberían estar organizados en la realidad en los medios físicos de almacenamiento) de los datos de su ordenamiento físico.

5.    El desarrollo del programa y los costos de mantenimiento pueden reducirse de una manera radical.

6.    La flexibilidad de los sistemas de información puede verse enormemente estimulada al permitir consultas rápidas y baratas dentro del volumen de información.

7.    El acceso y la disponibilidad de la información pueden incrementarse.

6. Describir los tres principales modelos de base de datos y las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.

1.    Modelo Jerárquico

Un modelo jerárquico se representa como un organigrama divido por segmentos donde datos, donde la raíz es el inicio del mismo, como ejemplo cada padre puede tener varios hijos a su vez los hijos pueden tener un padre. Esto significa que para llegar a la raíz hay que pasar por varias generaciones (segmento)  para poder llegar a la información:

2.    Modelo de datos en red

Un modelo de datos de red se muestra como una variación de un modelo jerárquico donde en vez de ser padre-hijos se ejemplifica como propietario-miembro donde los miembros pueden poseer mas de una propietario por lo tanto existirán mas de una fuente de acceso para localizar la información necesitada.

3.    Modelo relacional de datos

Los modelos relacionales han aumentado su popularidad y a su vez la demanda. Este modelo  en este caso cada fila de una tabla representa una entidad de raíces, mientras que la columna representa las cualidades y este puede tomar ciertos valores, donde estos valores reciben el nombre de dominio el cual indica donde se distribuirá la información.

Una de las diferencias mas notables entre estos modelos de base de datos es la facilidad o flexibilidad para el manejo de la base datos como  lo es el modelo relacional a diferencia de el modelo jerárquico donde alterarla es un mas difícil.

7. ¿Cuáles son los cuatro elementos tradicionales de un ambiente de base de datos? Hacer una descripción breve de cada uno de ellos.

a.    Administración de los datos:

La institución establece la administración de datos y así poder definir las políticas y procedimientos específicos para el manejos de las mismas, estableciendo para los usuarios de la empresa, gerentes y directiva acceso a la base de daos. Además la empresa debe crear el diccionario de datos, también el monitoreo del uso de datos por los expertos en el área de sistemas y usuarios.

b.    Metodología para planeación y el modelaje de los datos

Las empresas al tener el interés  institución de manejar con mayor claridad su base datos,  se ve en la necesidad de elaborar una planeación de todo tipo.  Donde se analicen el nivel dela empresa y los requerimiento de la institución, donde se desarrollen bases de datos donde por medio de claves se pueda acceder con mayor control a las mismas.

c.    Tecnología y administración de datos:

Las empresas deben mantenerse actualizados, y tener siempre las aplicaciones o programas los cuales agilicen los procesos, además de profesionales en el área para diseñar y modificar los sistemas, y explicar los procesos estableciendo normas y reglas para el procedimiento de acceso.

d.    Usuario

Las SABD, no se manejan solos, ay un intermediario importante en el proceso el cual es el usuario, este puede ser especializado o no, las empresas tienen la obligación o se ven en la necesidad de capacitar a los usuario finales para el buen uso de las bases de datos en sus empresas, con el fin de agilizar los procesos y el éxito del negocio.

8. Describir y comentar sobre los principales retos de la gerencia en la construcción de un ambiente de base de datos.

La tecnología de las bases de datos jerárquica fue por primera vez comercialmente disponible a principios de los setenta, Desde entonces, más modelos sofisticados de bases de datos han aparecido. Sin embargo, el progreso en la creación de un verdadero ambiente de bases de datos en las instituciones ha sido mucho mas lento de lo que se anticipaba. ¿Por qué? Tres retos surgen:

.- Obstáculos institucionales para un ambiente de bases de datos. La implantación de una base de datos requiere de un cambio total a nivel de toda la institución en cuanto al papel que desempeña la información (y los administradores de la información), la asignación de poder a los niveles superiores, la propiedad y el compartir la información y los patrones del acuerdo organizacional. Un SABD es un reto para los ordenamientos existentes en una institución, y por esta razón a menudo genera resistencia política.
En un ambiente tradicional de archivos, cada departamento elabora sus archivos y programas para satisfacer sus necesidades específicas. Ahora con una base de datos, los archivos y programas deben ser elaborados tomando en cuenta los intereses totales de la institución en los datos. Por ejemplo, en el pasado el tesorero podía aislar sus datos y aplicaciones de otras personas en la institución. Alguna información que antes “pertenecía” al tesorero ahora debe ser compartida mediante el SABD con usuarios de otros departamentos. De manera natural, el tesorero puede preocuparse de que otros usuarios no traten a los datos financieros con la misma atención y cuidado que el personal de tesorería.

.- Consideraciones de costo/beneficio. Los costos de cambiar a un ambiente de base de datos son tangibles, directos y grandes a corto plazo (tres años). La mayor parte de las empresas adquieren un paquete de SABD comercial y el hardware relativo. Solo el software puede costar medio millón de dólares, con todas las partes del sistema. El nuevo hardware puede costar 1 o 2 millones de dólares adicionales al año. Muy pronto se hace evidente para la alta gerencia que un sistema de base de datos es una inversión enorme. Aún cuando la institución haya gastado el dinero en el hardware y el software para un ambiente de base de datos, puedo no cosechar beneficios que debiera porque no desea realizar los cambios organizacionales requeridos.
Desafortunadamente, los beneficios del SABD son con frecuencia intangibles, penosos a largo plazo (cinco años). Los sistemas que el SABD busca sustituir en general operan aunque sean ineficientes. Además, ya se han gastado varios millones de dólares en el curso de pocos años para diseñar y mantener los sistemas actuales. Las personas en la empresa comprenden el sistema actual luego de largos periodos de capacitación y de socialización. Por todas estas razones, y a pesar de las ventajas evidentes del SABD, los costos a corto plazo de desarrollar el sistema a menudo parecen tan grandes como los beneficios. Cuando los costos de políticas a corto plazo se añaden a la ecuación, resulta conveniente para la alta gerencia diferir la inversión en bases de datos. Los beneficios evidentes del SABD tienden a ser severamente minimizados por los administradores, en especial aquellos no familiarizados con (y probablemente en contra de) los sistemas. Además puede no ser rentable, desde el punto de vista de costos, construir una base de datos a nivel de toda la institución que integre todos los datos existentes en ella.

.- Ubicación en la institución de la función de administración de información. Muchas organizaciones que buscan evitar grandes compromisos y cambio organizacional empiezan (y terminan) por comprar un SABD y colocarlo en manos de un grupo de base de datos de bajo nivel en el departamento de sistemas de información. En general, esto conduce a un enfoque de un uso mínimo de la base de datos; esto es, sistemas pequeños de base de datos serán desarrollados para distintas divisiones, áreas funcionales, departamentos y oficinas. En última instancia, esto resulta en bases de datos incompatibles en toda la empresa y se fracasa en alcanzar el objetivo real. ¿Cuál es la función de la información y quién debe administrarla para la institución como un todo? Los altos directivos deben estar preparados para implantar una función de administración de la información y una metodología de planeación de datos al más alto nivel directivo.

9. Conclusión del tema.

Especialistas en sistemas o no, la tecnología ha entrado a la mayoría de nuestras empresas y poseer conocimientos sobre el área es de vital importancia para nuestra lucha en el mercado que nos acoge.

Es un muy importante poder manejar y controlar una base datos de manera correcta, porque nuestras empresas dependen de ellas, para solicitar información valiosa para éxito de la misma. Considero que siempre debemos estar actualizados y apoyarnos en la tecnología para crecimiento institucional. Por ello las compañías deben invertir en la capacitación y el mejoramiento constante de las aplicaciones de administración de base datos.

El buen uso de las bases de datos, y la aplicación de procesos y política agiliza el funcionamiento  y la rentabilidad de la empresa.